MISSION RÉALISÉE
DIGITALISATION DES COMPTES RENDUS DANS LE CADRE DES VISITES DE CONTRÔLE SUR LE TERRAIN
Nous avons aidé une commune avec une forte activité de contrôles terrain liés à l'habitat à gagner en efficacité grâce à la numérisation des formulaires et des comptes rendus de visites.
Contexte
Les agents municipaux chargés d'effectuer des visites de contrôle sur le terrain consignaient leurs observations sur des formulaires papier.
Il était ensuite nécessaire de ressaisir toutes ces notes au format numérique, afin de produire des comptes rendus pouvant être joints aux dossiers traités.
Très chronophage, cette double retranscription entraînait des risques d'erreurs et induisait un délai considérable entre la visite et la disponibilité du compte-rendu, rallongeant ainsi le temps de traitement des dossiers.
Défis à relever
Il était nécessaire de proposer un outil simple d'utilisation, compatible avec les usages mobiles sur le terrain (disponible sur tablettes et smartphones) et fiable (y compris en cas de connexion réseau dégradée), permettant d'intégrer des observations, des photos et générer à partir de ces éléments des comptes-rendus numériques qui seraient rattachésdirectement aux dossiers traités.
Générer automatiquement les comptes-rendus numériques dans les dossiers concernés.
Joindre des photos géolocalisées.
Saisir leurs constats en mobilité, directement sur place.
Faire valider le rapport de visite par le propriétaire ou l'occupant avec une signature électronique.
Notre approche
Nous avons mis en place un formulaire digital accessible sur des tablettes et smartphones et adapté spécifiquement aux visites terrain.
Les agents municipaux pouvaient ainsi :
Suppression complète de la double saisie pour les agents terrain.
Comptes rendus disponibles dans les dossiers dès la fin de la visite.
Amélioration de la qualité des constats grâce aux photos systématiquement associées.