MISSION RÉALISÉE
MISE EN PLACE D'UNE SOLUTION NUMÉRIQUE POUR TRAITEMENT DES DEMANDES DE PERMIS DE LOUER
Nous avons été sollicités par une ville de taille moyenne en forte tension locative afin de les aider à digitaliser les démarches liées au permis de louer : à partir du dépôt des demandes, jusqu'à la délivrance des autorisations, en passant par l'instruction des dossiers reçus.
Contexte
Auparavant, le service "Habitat" de la commune recevait les demandes de permis de louer au format papier et gérait leur instruction à l'aide des tableaux Excel, ce qui compliquait le suivi et rallongeait les délais de traitement.
Avec l'augmentation continue du volume des demandes déposées, l'équipe — relativement réduite — peinait à maintenir un niveau de service satisfaisant et conforme aux délais réglementaires.
La collectivité recherchait donc une solution numérique permettant d'optimiser la totalité du processus de dépôt et d'instruction des demandes pour absorber cette montée en charge sans renforcer les effectifs.
La solution numérique "Permis de louer" développée par Lodgiz a été retenue pour répondre à ce besoin.
Défis à relever
Le principal enjeu était d'importer dans l'outil numérique toute l'historique des anciennes demandes (déposées au format papier et consignées dans un fichier Excel), afin de conserver la traçabilité des décisions déjà prises.
Il fallait également adapter les schémas fonctionnels de la solution digitale aux méthodes de fonctionnement internes du service pour permettre un suivi multi-agents plus fluide, avec une répartition claire des dossiers selon les profils des intervenants.
Pilotage de l'ensemble des demandes déposées avec les tableaux de bord interactifs.
Gestion documentaire intégrée.
Envoi des notifications automatiques aux demandeurs et aux agents à chaque étape d'instruction.
Suivi des statuts des dossiers déposés en temps réel.
Notre approche
Nous avons déployé une plateforme numérique permettant de centraliser et d'améliorer la gestion des demandes de permis de louer. Cette solution offrait, entre autres, les fonctionnalités suivantes :
Des paramétrages spécifiques ont également été réalisés pour permettre d'adapter les circuits de validation des dossiers déposés en accord avec les méthodes de travail internes, et de simplifier ainsi la gestion de la totalité du processus d'instruction des dossiers.
Capacité de traitement multipliée, avec un volume de dossiers gérés sensiblement supérieur à effectif constant.
Réduction significative des délais de traitement par dossier.
Disparition quasi-totale des relances liées à des dossiers égarés ou incomplets.